Автоматизація закладів роздрібної торгівлі магазинів, бутиків, міні-маркетів
В наш час комп'ютеризації і інформатизації, новітні технології охоплюють практично всі сфери життєдіяльності. Причому в деяких галузях вони стали об'єктивною необхідністю на шляху підвищення ефективності діяльності. Так одним з найяскравіших прикладів є сфера торгівлі, де автоматизація не тільки спрощує ведення бізнесу, але і збільшує кількість прибутку.
Аналіз і облік продукції в магазині проводився завжди. Тільки раніше для цього вводили особливу посаду – товарознавець, який вручну вів перепис товару на прилавках і складах. Проте подібна система зовсім не ефективна, оскільки людині властиво помилятися, а навіть щонайменша помилка в цій відповідальній справі могла привести до незапланованих витрат. Автоматизація управління роздрібної торгівлі дозволяє уникнути подібних витрат і веде повний і точний облік продукції. При цьому існує централізована база даних, з відкритим доступом для всіх співробітників, кожний з яких є лише елементом на шляху загальної єдиної системи управління.
Необхідність і ефективність автоматизації процесу торгівлі усвідомили більшість торгових компаній крупного, середнього і малого бізнесу. Ось тільки не всі можуть зробити правильний вибір системи, яка б оптимально підходила розміру і спеціалізації компанії. При виборі програмної системи для автоматизації роздрібної торгівлі варто оцінити наступні чинники:
Функціональність. За допомогою програмного забезпечення необхідно виконувати ряд функцій і заходів. Наприклад, проводити управління асортиментною лінією (введення і виведення позицій, підтримка життєвого циклу і ін.), ціноутворенням (формування цін на основні категорії, групи і підгрупи товарів, ведення дисконтної політики і ін.), запасами, замовленнями (планування і контроль за своєчасністю поставок), відносинами з партнерами і клієнтами, а також здійснювати загальну організацію роботи магазина.
Продуктивність роботи. Річ у тому, що при веденні системи автоматизації торгівлі формується величезна кількість баз даних, тому необхідна така система, яка могла б швидко обробляти великі об'єми інформації, при цьому без втрати в якості. В даному питанні дуже багато залежить від платформи, на якій пишеться програма і системи управління бази даних, оскільки ці характеристики визначають продуктивність системи.
Зручність у використовуванні. Яким би прекрасним не було програмне забезпечення, не варто забувати, що користуватися ним будуть люди. Причому працівники сфери торгівлі не мають освіти програміста і розібратися з нововведеннями для них не так просто. А до тих пір, поки співробітники магазина не освоять роботу з автоматичною системою, ніякого позитивного результату і вигоди від прогресивних технологій не буде. Тому при виборі програмного забезпечення для автоматизації торгівлі особливу увагу слід приділити простоті користування і адміністрування системи.
Доступність технічної підтримки. Кожна програмна система потребує регулярного оновлення і доповнення, без яких діюча система може припинити своє функціонування або перестане відповідати вимогам вашого підприємства. Тому при виборі програмного забезпечення, необхідно орієнтуватися на ті варіанти, де існує можливість самостійного адміністрування. Деякі виробники, пропонують програмістам компанії пройти у них особливі курси, після чого ті зможуть самостійно обслуговувати діючу систему.
Підтримка можливості мережної структури торгівлі. Подібна опція корисна підприємствам, що мають декілька магазинів, або плануючим ввести додаткові відділення. Таким чином, управління мережею магазинів стане набагато ефективно і економічніше.
Можливість адаптації до діючих на підприємстві цілей і задач. Деякі програмні системи управління вимагають додаткової доробки з даного питання, що вимагає немало часу і певних навиків. Більш дорогі проекти пропонують власні бізнес сценарії, розроблені фахівцями на основі досвіду провідних компаній.
Підтримка бухгалтерського обліку. Подібна опція дозволяє економити час і полегшує процес комплексного управління роздрібною торгівлею. У разі відсутності подібної можливості, або наявності власної фінансової програми, зверніть увагу на те, щоб існувала можливість передачі і обміну даними між цими структурами.
Вартість проекту. Очевидно, що для багатьох компаній даний чинник буде ключовим. Системи програмної автоматизації роздрібної торгівлі бувають абсолютно різними за вартістю. Авторські проекти, з урахуванням індивідуальних особливостей можуть коштувати десятки і сотні тисяч доларів. Проте якщо у вас невеликий магазин або локальна торгова мережа, то вам цілком підійдуть типові програми.
Вартість мережевої системи автоматизації магазину АРМ «Магазин» від Центру «Сімес» разом із базовим обладнанням складає близько 10 тисяч гривен. Звичайно вам можуть запропонувати піратські версії за набагато меншу суму, проте не варто ризикувати, оскільки це може привести лише до зайвих витрат часу і фінансових коштів.
Наявність успішного досвіду. Встановлення системи автоматизації процесу управління – задоволення не з дешевих. А тому вибирати варто таку продукцію, якість роботи і надійність якої вже перевірена іншими компаніями. Причому чим більше компаній використовують дану систему, тим краще і надійніше система. Краще вчитися на чужих помилках.
На сьогоднішній день існує певна кількість поширених і визнаних систем автоматизації роздрібної торгівлі. Досить часто автоматизацію магазину здійснюють на базі платформи програмного пакету 1С:Підприємство. При цьому можуть бути використані дві конфігурації «Торгівля та склад для України» та «Бухгалтерський облік для України». Кожна із конфігурацій має певні переваги в тих чи інших випадках і їх вибір також слід здійснювати досить обдумано.
Конфігурація «Торгівля та склад» досить гнучка для здійснення оптової та роздрібної торгівлі, для роботи з асортиментом товарів, цін та місць зберігання, а також із торгівельним обладнанням певного типу. Проте конфігурація має суттєву особливість – вона має обмежені можливості по веденню бухгалтерського обліку і у випадку, якщо торгівлю здійснює фірма, організація, яка має вести повний облік (скажімо, фірма є платником податку на прибуток на загальних підставах та платником ПДВ), однієї Торгівлі не достатньо. Потрібно в цьому випадку використовувати конфігурацію «Бухгалтерський облік» і здійснювати взаємообмін даних між двома конфігураціями. Здійснення даної процедури вимагає або присутності відповідно підготовленого персоналу, або доналаштовування типових конфігурацій під здійснення даних дій автоматизовано, з мінімальною кількістю дій персоналу.
Використання типової конфігурації «Бухгалтерський облік для України» для автоматизації закладу роздрібної торгівлі – магазину, мінімаркету тощо – не досить зручне та має ряд обмежень. В першу чергу мова йде про відсутність спеціальних інтерфейсів (продавця, касира, адміністратора тощо), про відсутність модулів підключення торгівельного обладнання, складність роботи з роздрібними документами та необхідність підготовки персоналу (насамперед – продавців) тощо. В даній конфігурації звітність основана на бухгалтерських проводках, а тому людям, котрі не звикли до формату оборотно-сальдової відомості не надто зручно працювати по оперативному аналізу діяльності магазину.
Проте саме конфігурація «Бухгалтерський облік для України» має уже реалізований ряд переваг, пов’язаних із повним циклом документів обліку – всі дані про товарно-матеріальні цінності, кошти, взаєморозрахунки, заробітну плату тощо вже є у базі і не має потреби щось кудись перекидати. Залишається тільки подолати обмеження даної конфігурації з точки зору зручності організації ведення процесів роздрібної торгівлі – і ми маємо велику перевагу – замісь двох конфігурацій обходимось лише однією (і навіть дешевшою).
Саме на розширення можливостей використання конфігурації «Бухгалтерський облік для України» у закладах роздрібної торгівлі та на реалізацію головних інструментів та переваг конфігурації «Торгівля та склад» орієнтований модуль – «Автоматизоване робоче місце «Магазин» Центру «Сімес».
Досвід автоматизації магазинів різної направленості (взуття, будівельні матеріали та сантехнічні вироби, косметика та побутова хімія), який набули фахівці Центру, дозволяє стверджувати: при відносно невеликих затратах на автоматизацію власники отримують повнофункціональний магазин, зручний у повсякденній експлуатації навіть для малограмотних користувачів комп’ютерних систем та універсальний для бухгалтерів і менеджерів. Власники та дирекція, топ-менеджмент можуть отримати спеціальні інструменти – звіти для повного контролю та аналізу ефективності діяльності магазину, окремих відділів та персоналу тощо.
Відмова від паперових технологій уже в короткі терміни дозволяє суттєво перебудувати процес обслуговування покупців, збільшити ефективність процесів поповнення товарів на складах та у відділах, ущільнити контроль грошових та матеріальних ресурсів.
Використання спеціального торгівельного обладнання: сканерів штрих-кодів, електронних ваг, зчитувачів магнітних карт, принтерів чеків та етикеток тощо дозволяє не лише пришвидшити процес обробки кошика покупця, а й більш точно та якісно вести облік руху товарів та надходження коштів у касу. У результаті виграють усі: покупці – від покращення якості та інформативності обслуговування, продавці та консультанти – від полегшення роботи та зменшення об’ємів рутинних записів на папері, адміністрація та власники – від збільшення керованості та контрольованості магазину. Все це в сукупності сприяє зростанню позитивного іміджу торгівельного закладу та призводить до зростання виручки і доходів магазину.